Software pro pokročilé řízení zakázek
„Fusio nám pomáhá s komplexním řízením zakázek. Od nabídek, objednávek a smluv přes realizaci zakázek, Ganttův graf, materiál a skladové hospodářství až po evidenci fakturace.“ Ing. Martin Šalé, provozní náměstek ředitele, AK signal Brno a.s.
„Fusio nám pomohlo propojit software Money S4 s výrobou. Sdílíme tak informace o aktuálním stavu materiálu ve skladu s pracovníky, kteří do účetního softwaru nemají přístup.“ Ing. Ladislav Polcar, ředitel společnosti, AK signal Brno a.s.
Představení společnosti
Společnost AK signal Brno a.s. je významným českým výrobcem a dodavatelem sdělovací, zabezpečovací a automatizační techniky v oblasti železničního provozu.
Na základě znalostí a zkušeností realizuje projekty v oboru sdělovacích a zabezpečovacích zařízení. Společnost se věnuje jejich vývoji, výrobě, montáži, opravám, údržbě, revizím i technickým prohlídkám a zkouškám.
Posláním společnosti je prostřednictvím inovativních a současně i stávajících osvědčených řešení provádět modernizaci a opravy sdělovacích a zabezpečovacích zařízení pro železniční provoz a tím zvyšovat bezpečnost a pružnost železniční dopravy.
AK signal Brno a.s. je partnerem pro provozovatele železniční infrastruktury, zejména pro Správu železniční dopravní cesty, s působením především v Jihomoravském kraji a v Kraji Vysočina, ale současně při dodávkách vlastních produktů s působením v celé České republice a na Slovensku.
Schéma procesu řízení zakázek. (Převzato od Ing. Ladislav Polcar, ředitel společnosti AK signal Brno a.s.)
Když už obyčejné tabulky nestačí
S rostoucím počtem zakázek, které firma realizuje, vzniká potřeba jejich efektivního řízení. Nehledě na obor, ve kterém společnost působí. Jako přechodné řešení se často volí různé formy tabulek, oběžníků, vnitrofiremních norem, sdílených souborů dat apod. V určitém okamžiku se však management v dokumentech začne ztrácet, aktualizace dat je časově náročná a přijetí potřebného rozhodnutí vyžaduje enormní úsilí. Tehdy nastává vhodná doba pro optimalizaci procesu.
Grafy, reporting a optimální vytíženost kapacit
Pro vedoucího pracovníka je ideálním výstupem z databáze informací grafické zobrazení. Z jediného grafu může rychlým pohledem zjistit aktuální stav všech potřebných zakázek. Ocení i automatický systém kontroly nad plněním dílčích povinností zaměstnanců, který jej automaticky upozorní na problémové stavy i jiné události, jaké si předem vydefinoval. Proces tak nebude potřebovat jeho neustálý aktivní dozor. Přehledný graf mu umožní na časové ose zobrazit všechny naplánované zakázky a upravovat např. aktuální nabídkové ceny tak, aby optimalizoval vytížení výrobní kapacity. V případě nižšího počtu aktuálně naplánovaných zakázek, může jít s cenou dolů a uzavřít obchod, který firmě umožní překlenout méně vytížené období. V případě vyššího množství již uzavřených a naplánovaných zakázek, může naopak zvolit vyšší cenu do nabídky a množství projektů tím do budoucna regulovat.
Řízení zakázek ve Fusio – Ganttův graf, workflow, notifikace
Přesně taková situace a potřeba nastala ve společnosti AK signal Brno, pro kterou bylo, na přání jejich managementu, ve Fusio vytvořeno Grafické rozhraní zakázek. Rozhraní sdružuje informace z několika samostatných evidencí ve formě tzv. Ganttova diagramu. Dále bylo v systému nastaveno workflow umožňující automatizaci jednotlivých kroků realizace a začleňující všechny profese podílející se na zakázce (např. nabídkář, přípravář, stavbyvedoucí, fakturant apod.) Fusio celý proces realizace zakázky zastřešuje a jednotlivé kroky kontroluje. O zjištěných skutečnostech informuje odpovědné pracovníky pomocí krátkých zpráv, které zasílá formou přehledných tabulek do e-mailu dotyčného a nenutí ho tak sledovat stav plnění úkolů přímo v systému a na PC.
Kontakty
V záložce Kontakty jsou uloženy kontaktní údaje o firmách a osobách. Adresář lze importovat z jiného informačního systému firmy, např. ERP, nebo může být samostatně spravován v systému Fusio. Při zadávání nového kontaktu je možné automaticky načíst ID datové schránky a díky propojení se systémem státní správy ARES také verifikovat údaje dle IČO.
Nabídky
Agenda Nabídky slouží pro evidenci Poptávek, jejich zpracování v Nabídky a následný přechod v Zakázky. K poptávkám jsou přiloženy podklady a jsou dále zpracovány zodpovědným pracovníkem, který rozhodne, jestli se budou realizovat, příp. změní jejich stav a přesune je ke zpracování rozpočtu. Rozpočtář jej připraví a uloží mezi přílohy. Zodpovědný pracovník následně rozpočet zkontroluje a schválí či zamítne. Pokud ho schválí, je odeslána Nabídka. Je-li nabídka úspěšná, změní zodpovědná osoba její stav na „realizace“ a vzniká automaticky nová Zakázka. O změnách stavů a nově přidělených úkolech z toho plynoucích jsou zodpovědní pracovníci informováni e-mailem.
Ukázka formuláře pro zadání nabídky
Ukázka celkového pohledu na agendu Nabídky
Zakázky
Nová Zakázka vznikne automaticky při změně stavu Nabídky. Pověřený pracovník ji očísluje, doplní k ní informace, a především označí zaměstnance, kteří se budou podílet na její realizaci. Ti jsou následně automaticky informováni do e-mailu o jejich přiřazení k zakázce i termínech dalších kroků, které z toho pro ně vyplývají. V průběhu realizace jsou k zakázce doplňovány termíny tak, jak jsou plněny dílčí úkoly. Jednotlivé zakázky s nasmlouvanými termíny se zobrazují v grafickém rozhraní.
Ukázka formuláře pro zadání nové zakázky a e-mailové notifikace
Ukázka agendy Zakázky (celkový pohled)
Smlouvy/Objednávky
Jedná se o samostatnou agendu, kde jsou evidovány vlastní Smlouvy a Objednávky v elektronické podobě. Dokumenty jsou chráněny systémem přístupových práv. Někteří uživatelé mohou pouze vidět, že smlouva existuje, další ji mohou stáhnout v elektronické podobě a ti s nejvyšším oprávněním mohou editovat její parametry. Tato agenda má podagendy Nabídky a Zakázky. Ke zvolené smlouvě či objednávce se v podseznamu vyfiltrují a zobrazí příslušná nabídka a zakázka.
Materiál
Jedním z hlavních požadavků na nový systém Fusio bylo zjednodušení evidencí materiálu a jeho kvalitní příprava na zakázky. Dříve vyžadovalo vedení agendy spoustu práce i času, a navíc bylo velmi složité sdílet informace o stavu materiálu k zakázkám napříč firmou.
Propojení s ekonomickým softwarem Money
Ke každé zakázce je ve Fusio možné evidovat materiál, potřebný k její realizaci. Ve společnosti AK signal Brno byla agenda Materiál propojena s ERP systémem Money. Z tohoto softwaru se do Fusio importují skladové položky, které jsou v Money primárně evidovány. To umožňuje, pro potřeby zakázek, volbu relevantního materiálu, kontrolu stavů položek, skladových pohybů a výdejek. U skladových výdejek se v ERP eviduje číslo zakázky. Import probíhá automaticky v naplánovaných časech a oprávněný uživatel si jej může spustit i kdykoliv ručně. Díky importům z ERP mají všichni oprávnění uživatelé Fusio přístup k informacím o aktuálním stavu materiálu na skladě.
Příprava materiálu na zakázku
Materiál na zakázku má na starosti Přípravář. Někdy je vydefinován již ve fázi Nabídky, z důvodu nacenění. V takovém případě se položky materiálu přenesou při založení nové Zakázky již z agendy Nabídky, kde byly ve stavu „V přípravě“. Při změně Nabídky na Zakázku, změní Přípravář stav u veškerého materiálu na „Požadováno“ jedním pokynem. Materiál lze samozřejmě průběžně doplňovat a měnit.
Pro interní potřeby lze seznam požadovaného materiálu vytisknout ve formě přehledného formuláře nebo vyexportovat jako PDF či tabulku MS Excel. Report se seznamem potřebného materiálu se zašle také do skladu, kde materiál skladník alokuje pro danou zakázku, nebo ho objedná.
Stavy se u Materiálu průběžně mění z „V přípravě“, přes „Požadováno“, „Objednáno“, „Připraveno“ až po „Vydáno“. Některé aktualizace stavu materiálu probíhají automaticky importem skladových pohybů z Money. Vlastní rezervace materiálu na zakázku probíhá ve Fusio, což umožňuje pracovat i s tím materiál, který zbyl z jiné zakázky a už nefiguruje v ERP. Agenda je doplněna také o systém Objednávek. V případě, že materiál není skladem a je nutné ho objednat, má uživatel možnost potřebný materiál sdružit do objednávky a vytisknout prostřednictvím tiskové sestavy, která je v systému již předdefinována.
Skladové položky
Do této agendy jsou automaticky importovány všechny skladové položky z ERP Money včetně skladových pohybů.
Kniha materiálu
Jedná se o agendu, ve které jsou sdruženy všechny položky materiálu, potřebné na zakázky, v různém stavu připravenosti. Agenda slouží jako souhrnný přehled nad veškerým materiálem. Při zadávání požadavku na materiál se samozřejmě uvádí i číslo zakázky, pro kterou je materiál určen. Proto je u každé položky samostatná podagenda Materiál na zakázku, kde je vidět, pro jakou konkrétní zakázku je materiál určen. Stejně tak je i v agendě Zakázky u každé položky vidět soupis materiálu potřebného k její realizaci.
Formulář pro zadání požadavku na materiál
Pracovník zjistí celkovou potřebu materiálu a zapíše ji do pole 1. V poli 2 má přehled o aktuálním stavu materiálu v ERP. Potřebné množství materiálu může na konkrétní zakázku rezervovat v poli 3, čímž se po uložení sníží dostupné množství pro pokrytí dalších požadavků v poli 4. Pokud je k dispozici materiál, který není fyzicky na skladě, např. zbytek z jiné zakázky, může ho pracovník použít a jeho množství zadat do pole 5. V poli 6 se automaticky spočítá potřebné množství, které se má objednat, přičemž počet lze upravit ručně, mají-li např. zůstat další kusy na skladě. Pole 7 slouží pro přidání potřebného množství do již existující objednávky. Proklikem do agendy Objednávky lze také založit objednávku novou.
Objednávky materiálu
Slouží k zadávání objednávek požadovaného materiálu a vytváření automaticky číslovaných objednávek na dodavatele.
Subdodávky zakázek
Agenda slouží k evidenci subdodávek pro jednotlivé zakázky. Domluvené termíny se zobrazují v grafickém rozhraní zakázek.
Milníky zakázek
Agenda slouží podle potřeby ke stanovení časových událostí, které se vztahují ke konkrétní zakázce, a u kterých je třeba dohlédnout na termíny. Agenda je spojena s reporty, pomocí kterých jsou zodpovědní pracovníci, podle funkce a zařazení ke konkrétní zakázce, předem informováni o termínech, které bude brzy třeba splnit. Evidované termíny se zobrazují v Grafickém rozhraní zakázek pro lepší přehled managementu.
Fakturace
Agenda slouží pro přehled managementu o fakturaci zakázek a jejich termínech. Jednotlivé sloupce se sčítají, takže je na první pohled zřejmé, jakou částku ještě zbývá fakturovat na danou zakázku. Pro kontrolu a dostupnost údajů má agenda Fakturace i celou řadu podagend.
